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ビジネスで必要不可欠なメールソフト Outlook。

お客様の中には、Outlookがインストールされているにも関わらず、Windowsに標準インストールされているメールソフトを使用されている方が、意外と多くいらっしゃいます。

OutlookはMicrosoftが展開する有償のソフトです。それは高機能なメールソフトです。そのため、インストールされている場合は、無料のメールソフトを使う必要はありません。

Outlookでは検索機能がかなり重要だと思います。

これらの検索機能は、アカウントが増えたり、メールデータが増えると、インデックス処理に時間がかかったり、うまく機能しなくなったりすることがあります。

インデックス作成について

Windows Search のインデックス作成は、コンピュータのアイドル時 (処理が行われていない時) にバックグラウンドで低い優先順位で実行されます。

そのため、優先度が高い処理が行われている間や常に実行されているアプリケーションがある場合などは、インデックス作成完了までに時間がかかる場合があります。

なお、優先度の決定は OS にて適宜判定して行われています。

インデックス作成の優先度を上げる方法

インデックス作成はコンピュータのアイドル時にバックグラウンドで低い優先順位で実行されます。

そして、以下のレジストリを設定することで、バックグラウンドでの優先順位を高くすることが可能です。

キー: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search
名前: UseLowPriorityConfiguration
種類: DWORD
データ: 0
レジストリ設定後、OS を再起動してください。

※ 注意事項
インデックス作成の優先順位が高くなるため、コンピュータのパフォーマンスが落ちる可能性があります。そのため、通常利用に支障がある場合には、1 に戻してください。レジストリの操作は謝ると危険です。自己責任の上、実施下さい。

PSTファイルサイズ

OutlookのPST ファイルのサイズが大きい場合、インデックスの作成に時間を要したり、破損が発生しやすくなります。また、Outlook の動作に影響がない容量は、5GB (多くても 10GB 未満まで) になります。

そのため、ファイル サイズが大きい場合は、ファイルの分割や不要なアイテムの削除を検討下さい。

Outlookプロファイルの新規作成

インデックス処理のトラブル時、Outlook プロファイルに起因した現象かを切り分ける必要があります。そこで、新しい Outlook プロファイルを作成し、事象が回避されるか確認します。

手順

1. Outlook を終了した状態で、[コントロール パネル] – [ユーザー アカウント] – [メール] – [プロファイルの表示] をクリックします。
   
2. [使用するプロファイルを選択する] にチェックを入れて [OK] をクリックします。
   
3. Outlook を起動します。プロファイルの選択画面が表示されますので、[オプション] – [作成] をクリックします。
   
4.  ウィザードを進めて完了させます。
   
5. 新しく作成したプロファイルで Outlook を起動して、事象が回避されるか確認します。

Officeの修復の実行

インデックス処理のトラブル時、Office の構成ファイルに起因した現象かを切り分けます。そこで、事象発生端末にて Office の修復を実行し、事象が回避されるか確認します。

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よくiPhone、タブレットで十分だから、パソコンは不要かもしれないという方に会います。しかし、個人的には、『本気か？』と思っています。今、この時代だから、パワーも拡張性もあるPCがあったほうが便利なんじゃないかと。

けれども、押し付けるのはよくない。不要な人は不要なんだ。ただ、本当に、悪いことは言わない。お子さんには受け身なタブレットではなく、PCを買い与えた方がいいと思います。

スマホがあれば十分と言われることもあります。しかし、一般的な仕事に関しては、やっぱりPCがないと展開が厳しいと思います。

僕の仕事は、パソコンでほとんど回っています。そして、iPhoneやタブレットは、サブ機として使っています。

スレッドにまとめる

使用している、iPhone。メールソフトが使いにくいことに気づきました。というのは、受信したメールがツリー状になっているんですね。

Aさんから立て続けにメールが来たとします。それらのメールがツリー状に１行にまとまってしまう。そうすると、僕にはすごく見づらいです。

iPhone のメール設定をみたら、”スレッドにまとめる”という項目があります。そして、この設定がONになっていました。デフォルトではOFFでいいと思います。古いメールが上に表示されたりして、Outlookに慣れている僕には見づらかったです。

IMAPとPOP

iPhoneのメールソフトは、パソコンと同様にIMAPとPOPの設定を選べます。しかし、iPhone上では、どうしても管理が大変です。そのため、僕の場合、スマートフォンに設定するメールアドレスは、IMAPの方が都合がよいという結論にいたりました（人によって分かれると思います）

IMAPのメール設定をしたパソコンが1台あれば、スマートフォン側のメールも連動して管理できます。

メールをスマートフォンにしか設定されていない方は、メールデータを残すためにも、POPにされた方がよいのかもしれません。何らかの操作で、万が一、メールサーバー側の内容が消失しても、スマートフォン側でメールの内容をみることができます。

最近、迷惑メールの問い合わせを多く頂きます。このあたりはOutlookが、細かな迷惑メール設定ができ、一番管理しやすいと思うのですが、また別の記事で記載します。

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僕は個人的にブラウザを使い分けています。Edge,Chrome,Firefox,Safari等

出張先でお客さまの動作を見てると、多くの方が、ブラウザについて気にされていないように感じます。あるがままを受け入れられている。そんな感じです。

その場で言及することはありません。けれども、効率化等を考えると、ブラウザについては気にされた方がいいと思います。

既定のアプリとショートカット

ブラウザを使い分けるのは簡単です。しかし、既定のアプリを設定すると、ショートカット等は、指定したブラウザで開かれてしまいます。

ブラウザ毎に、お気に入りを設定して、開けば問題はないです。しかし、効率化を突き詰めると、少し手間です。希望はワンクリックで開きたいのです。一般ユーザーの方は正直そこまで突き詰める必要はないと思います。

特定のURLを指定したブラウザで開く

ワンクリックで特定のURLを指定したブラウザで開きたい場合、ブラウザ毎に作成したショートカットのプロパティを開き、ショートカットタブのリンク先、～exe”の後ろに半角スペースを入力し、表示させたいURLを入力します。
*ショートカットの作り方は割愛します

上記のように、～exe”の後ろに半角スペースを入力することで、既定のブラウザをChromeに指定していたとしても、特定のURLを別ブラウザで開くことができます。上記の場合、指定したURLはEdgeで開かれます。

さらに、ここで作成したリンク先をコピーし、ボタン毎にショートカットを指定できるデバイス等があれば、リンク先を指定することで、ブラウザの使い分けが、ワンボタンで可能となります。

最近ではあらゆるものが複雑になってきています。そこで、ビジネスとプライベートでアカウントを分ける方もいます。また、一つのサービスに対して複数アカウントを持っている方も少なくないと思います。

何かの情報を得る際に、毎回決まったワードを検索したりしていないでしょうか。リンクはワード毎にも設定可能です。

インフラを整えるのは、設定含めなにかと面倒です。しかし、一度整えてしまうと、あらゆる面でかなりの効率化につながります。

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